Verificabilità delle procedure

4a. Trusted Digital Repositories:

L’organizzazione stabilisce un approccio sistematico, i protocolli e le tecniche di supporto per fornire una documentazione completa per ogni compito riguardante la conservazione digitale, compreso l’elaborazione e l’aggiornamento delle politiche, le procedure e le pratiche pertinenti. Si veda inoltre il paragrafo Questioni legali del capitolo 5, Sfide.

Requisiti organizzativi:
>> attivare ogni politica e ogni procedura pertinente per i compiti e le funzioni specificate; documentare ogni pratica
>> stabilire meccanismi di sorveglianza per assicurare il funzionamento continuo dei sistemi e delle procedure
>> registrare e giustificare le strategie conservative
>> definire i meccanismi di feedback a supporto della soluzione dei problemi e mediare fra le richieste di evoluzione dei fornitori e degli utenti
 Si tratta soprattutto di una responsabilit` organizzativa. Nonostante l’importanza della documentazione, i requisiti di questo attributo tendono ad essere impliciti e spesso si modificano nei tempi e nel supporto necessari per la loro implementazione. Anche se questo attributo è di tipo organizzativo, non può essere completamente realizzato senza un sostegno istituzionale e meccanismi in grado di provvedere ad una implementazione complessiva. Quando il funzionamento del programma di conservazione digitale non è automatizzato (con la documentazione apposita), le politiche, le procedure e la documentazione completano il flusso di lavoro in modo da assicurarne la continuità. 0101 L’aspetto tecnologico consiste nel rispondere in modo continuo ai bisogni organizzativi, nel prevedere, quando è possibile, tali bisogni e nell’elaborare dei meccanismi per produrre e raccogliere la documentazione necessaria. In alcuni casi, gli input e la documentazione tecnica sono direttamente necessari per avere conformità.

$$$$ Le risorse necessarie per assicurare la verificabilità delle procedure (ad esempio il tempo impiegato dal personale per elaborare le politiche e le procedure, i tempi di programmazione, di realizzazione e di attivazione di protocolli automatici) sono spesso dimenticate o sottovalutate. È necessario fornire le risorse per questa responsabilità fondamentale.

Nota: Questo attributo è forse quello più strettamente collegato all’archivistica, ed è un aspetto della conservazione digitale spesso trascurato o sottovalutato. Un’organizzazione con un programma di conservazione digitale solido deve definire le politiche, le procedure e gli approcci che intende adottare, deve documentare le proprie decisioni e le proprie pratiche via via che vengono realizzate e deve seguire questa documentazione in itinere per assicurarsi che sia completa e conforme alla prassi. Questo attributo permette di ottenere e di mantenere la certificazione degli archivi digitali di un’organizzazione.

Esercizio
 

1. Elencate i documenti che la vostra organizzazione potrebbe fornire per attestare la sua conformità agli standard riconosciuti dalla comunità.

2. Verificate di aver un meccanismo di elaborazione e di aggiornamento delle politiche richieste.

3. Qualcuno potrebbe trovare delle politiche non aggiornate nel vostro sito Web?

 
 
watch this spaceAttenzione

Certificazione di un repository per la conservazione digitale 
Cosa implica la certificazione per la vostra organizzazione?

RLG e NARA (National Archives and Records Administration) patrocinano il Digital Preservation Repository Certification Task Force [Gruppo di lavoro sulla certificazione di repositories per la conservazione digitale]. Questo gruppo di lavoro rappresenta una prosecuzione del modello OAIS. Ha come obiettivi la creazione dei requisiti per la certificazione (valutazione sia interna che esterna), la definizione delle prassi per le certificazioni e l’identificazione di uno o più enti che possano realizzare tali prassi.

Il gruppo di lavoro ha da poco pubblicato, allo scopo di ottenere un feedback, una checklist di verifica della certificazione come forma di supporto alle organizzazioni nelle loro valutazioni interne. Questo framework è basato su due documenti fondamentali: il documento “Trusted Digital Repositories” e il modello di riferimento “OAIS Reference Model”. Il Centro per le Biblioteche di Ricerca (Center For Research Libraries) ha dato inizio ad un progetto di ricerca, finanziato dalla fondazione Andrew W. Mellon, per testare l’uso della checklist su una serie di valutazioni reali di repositories e per sviluppare le procedure e le attività richieste per verificare e certificare gli archivi digitali (per approfondire, si veda il numero speciale di RLG DigiNews sulla certificazione).

Principi di certificazione 
Ecco qualche principio da prendere in considerazione per una procedura di certificazione. Questa deve essere:

  • esterna rispetto agli archivi digitali (non si può limitare soltanto ad un controllo interno)
  • gestita e assicurata da un’autorità riconosciuta come tale
  • ben documentata, con politiche, procedure e pratiche esaurienti ed esplicite
  • sostenibile e controllabile sul lungo periodo
  • riproducibile

Domande sulla certificazione 
La certificazione riguarda la comunità della conservazione digitale. Come molti altri settori della conservazione digitale, le politiche, le procedure e i processi per la certificazione sono in fase di sviluppo.

Qualche considerazione a proposito della realizzazione:

  • Quale organismo selezionato sarà incaricato della certificazione dei repositories di conservazione digitale? Chi dovrà selezionare tale organismo?
  • Chi sarà incaricato della certificazione? Come acquisiranno la qualifica per fare certificazioni?
  • Quali stakeholders verranno rappresentati da questo organismo di certificazione?
  • Quale ruolo avrà la comunità della conservazione digitale nello sviluppo e nella gestione delle procedure di certificazione?
  • Quali tools automatici per la certificazione saranno sviluppati, e da chi e come saranno utilizzati?

Considerazioni utili per la vostra istituzione:

  • Quali documenti sareste in grado di fornire ad un organismo di certificazione?
  • Quale potrebbe essere la valutazione di un organismo di certificazione sul programma di conservazione digitale della vostra istituzione?