L'entité Entrées correspond à ce que l'on appelle acquisition en bibliothéconomie ou accession en archivistique. Pour d'autres, elle correspond à un transfert de fichiers. Mais les fonctions regroupées dans l'entité Entrées du modèle OAIS vont au-delà du simple transfert de fichiers et comprennent une rigoureuse vérification des erreurs.
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$$$$ L'entité Entrées entraîne des coûts organisationnels (p. ex. élaboration de politiques, protocoles de transfert, ententes entre le producteur et les Archives, gestion de la conservation) et technologiques (p. ex. traitement des SIP, production des AIP, contrôle de qualité). Une organisation peut réduire ses coûts en adaptant des outils produits par regroupements pertinents d'établissements. |
0101 Le transfert des objets numériques ne commence en réalité qu'après la négociation par l'entité Administration d'une entente concernant le dépôt de ces objets. L'entité Entrées doit être dotée de mécanismes permettant de confirmer que les fichiers reçus et leurs métadonnées sont complets et exempts d'erreurs. Il faut ensuite produire les métadonnées et incorporer les objets dans la structure des archives en créant les paquets d'informations archivés (AIP pour Archival Information Package). Tout texte utilisé pour la recherche ou l'affichage — information de description — doit en outre être créé et envoyé à l'entité Gestion de données. Après la création de tous les objets complexes ainsi formés, ceux-ci sont transmis à la fonction Stockage. Si des modifications sont apportées ultérieurement aux objets, les fonctions de production des métadonnées sont utilisées à nouveau pour mettre à jour les AIP.
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La fonction Entrées repose sur des règles établies sur le plan organisationnel à propos des métadonnées nécessaires, des formats acceptables, des moyens de transfert utilisables et des contrôles de qualité à effectuer. La responsabilité organisationnelle consiste à s'assurer que les entrées puissent faire l'objet de vérifications, mais la définition et la mise en œuvre des moyens nécessaires est une responsabilité technologique.
